- Горячие темы:
- Коммуналка
- Тесты bigmir)net
- ВНО в Украине 2024
11 правил электронной переписки в картинках
Переписка по электронной почте - неотъемлемая часть работы любого офисного сотрудника. Но и в ней есть свои подводные камни, пишет со ссылкой на .
Эксперты описали 11 самых неловких моментов, которые привносит в нашу жизнь переписка по email.
1. Обмен репликами неравной силы
Если кто-то, с кем вы переписываетесь:
- допускает опечатки, а вы — нет;
- игнорирует правила пунктуации, а вы — нет;
- забывает о заглавных буквах, а вы — нет;
- затягивает с ответом на письма, а вы — нет;
- отвечает на ваши развернутые и хорошо написанные письма коротко,
— он имеет над вами полную власть.
Неравную расстановку сил в электронных письмах можно объяснить многими факторами: разницей в карьерном положении или в возрасте, обстоятельством «клиент всегда прав», перепиской множества людей с одним адресатом. Но обычно это случается из-за того, что тому, кто пишет высококачественные письма, что-то нужно от того, кто пишет как попало. Вот так все просто.
2. Переписка с "людьми из другой эпохи"
Речь идет о людях, чья молодость пришлась на 70-е и в чьи компетенции не входят вопросы из сферы IT.
Например, они сканируют бумажную копию статьи и отправляют ее приложением к письму вместо того, чтобы переслать ссылку на статью. Они пишут слово «e-mail» через дефис. А о существовании опции «Ответить всем» они даже не подозревают:
Для людей старшего поколения, которые только недавно начали пользоваться компьютером, слова вроде «переслать», «вложение», «ссылка» не имеют простых и точных определений. Для нее это сложные расплывчатые понятия.
Постарайтесь им облегчить процесс общения с вами через интернет, насколько это возможно.
3. Необъяснимый CapsLock
Иногда вам встречаются люди, которые по необъяснимым причинам пишут письма только заглавными буквами:
4. Запоздавшие ответы на групповую переписку
5. Как приветствовать неблизких друзей?
Чтобы облегчить себе жизнь, люди до некоторой степени согласовали определенные правила и нормы обращения к разным категориям людей в электронных письмах.
- «Здравствуйте, _____» — это дружественное обращение ко всем, кого вы недостаточно хорошо знаете; обращение с выдержанными дистанцией, нейтральностью и профессиональными рамками.
- Когда ваши отношения с кем-то продвигаются на шаг вперед, вы попадаете в более теплую зону «Приветствую».
- А c самыми близкими приветствие можно вообще опустить (едва ли кто-то начнет письмо словами: «Приветствую, мама»).
Но что делать с людьми из этой зеленой зоны — с теми, кто больше чем просто знакомые? Обращение «Приветствую» было бы чересчур формальным, но чтобы внезапно написать им без каких-либо приветствий — для этого вы общаетесь недостаточно часто. Как следует начать письмо однокурснику, с которым вы общаетесь раз в два года, или бывшему коллеге, с которым вы подружились, пока работали вместе, а после почти потеряли связь?
Вот несколько возможных вариантов:
- — Привет, Валера! — Восклицательный знак означает: «Это не простое приветствие: я улыбаюсь и проявляю эмоции, потому что мы достаточно хорошо знаем друг друга и наши отношения меня радуют».
- — Валерка! — Типичный приветственный ответ на «Привет, Валера!». Такой ответ подтверждает: вы достаточно близки, чтобы пользоваться уменьшительными именами. А восклицательный знак дает понять, что отвечающий испытывает такие же позитивные эмоции от дружбы, как и тот, кто написал первым.
- — Привет — Так в зеленой зоне решают вопрос с приветствиями не очень хорошо знакомые между собой парни или неблизкие друзья. Это эквивалент дружественному похлопыванию по спине.
- — Сааааш — Таким образом проблему зеленой зоны решают девушки.
- — Хай — Такой вариант означает: «Просто решил написать что-нибудь, ведь мы друзья, так что иногда черкаем друг другу пару слов».
6. Как закончить письмо приятелю?
Аналогичная ситуация. Для самого широкого круга людей у нас есть море шаблонов («Всего хорошего», «С уважением», «До встречи», «Берегите себя», «Спасибо» и т. д.), а с действительно близкими людьми формальные прощания просто не нужны.
Но приятели — это совсем другая история.
Одни считают, что в конце письма можно просто написать «хохо» (ведь они такие милашки), а другие — что можно подписываться первой буквой имени.
7. Разговор роботов
Фразы из «разговора роботов» так часто встречаются в переписке, что вы вставляете их в свою речь просто потому, что ими пользуются все вокруг, а вы не такой уж и творческий человек.
Альтернатива «разговору роботов», к сожалению, только одна: быть странным чудаком с непредсказуемым поведением. Но мы в большинстве своем слишком ленивы, чтобы придумать вместо них что-то свое.
8. Пунктуация
Возможностей голоса для этого вполне достаточно даже по телефону, когда не видно выражения лица и жестов. Но в электронной переписке мы ограничены примитивным набором символов для обозначения всех оттенков смысла, и это делает пунктуацию критически важной для общения по электронной почте.
Вот несколько правил:
Некоторые люди не пользуются восклицательными знаками; в общении с ними лучше использовать точки.
Другие используют их всегда, и вы рискуете оказаться в немилости, если не поступите так же. Так что придется веселиться вместе с ними.
Это важно, потому что для ярого сторонника восклицаний разница между точкой и восклицательным знаком выглядит вот так:
А еще бывает редкая, но ужасная опечатка: восклицательный знак вместо вопросительного.
Многоточие — совсем другое дело. Некоторые используют его, чтобы добавить загадочности или угрозы... И, конечно, этот знак может быть чрезвычайно развратным.
9. Смех в электронной переписке
Смех — замечательная составляющая голосового общения, поэтому мы попытались перенести его в электронную переписку. Но вышло не очень. Если не считать странных людей, пишущих «лол», вот с чем мы имеем дело:
- хаха — Я нахожу это либо умеренно смешным, либо не смешным вообще
- хахаха — Это немного смешно
- хахахаха — Это действительно смешно
- ХА или ХАХА или ХАХАХАХА — Это очень смешно
- хахах или ахахах — Вот такой я оригинал
На самом деле этот человек, скорее всего, выглядит как парень с картинки:
10. Скрытая копия
Люди иногда добавляют кого-то в поле «Скрытая копия», чтобы подключить этого кого-то к переписке втайне от остальных участников. Когда вы сами получаете от кого-то письмо со скрытой копией, о которой не знаете, — вы и есть тот самый простачок, за которым шпионят.
Вы участвуете в множестве групповых переписок, единичных и периодических, и как-то по умолчанию считаете, что это единственные групповые переписки. На самом деле существует еще какое-то количество переписок внутри тех же групп — ваших друзей, — в которые вы не включены и о существовании которых даже не подозреваете.
Но может быть и хуже. Подумайте о случаях, когда вы пересылали полученное письмо кому-то еще, чтобы поиздеваться над отправителем. Это подло, но вы же делали это, не так ли? И разве не мерзко осознавать, что в какой-то момент вы сами являлись объектом тайных издевательств?
11. Катастрофы в электронной переписке
Это отдельный вид катастроф. Они могут быть убийственными, болезненными или даже наносящими серьезный ущерб дружбе. Вот несколько примеров:
- Вы пишете человеку X, чтобы сообщить что-нибудь плохое о человеке Y, и случайно отправляете это письмо человеку Y вместо человека Х.
- Вы хотите ответить только человеку Х в групповой переписке, чтобы сообщить что-то личное, и случайно отправляете этот ответ на всю группу.
- Вы пересылаете письмо кому-то и забываете, что под ним доступна вся переписка, где может быть конфиденциальная информация, возможно, даже касающаяся человека, которому пересылается письмо.
- Вы высылаете кому-то вложение и случайно прикрепляете к письму совсем не ту и при этом обязательно ужасную вещь.
