Владельцу ЧП: 10 методов защиты от проверок

Крупные компании зачастую имеют обширный опыт и четкие сценарии действий в случае проверок. А что делать молодому бизнесу? Практикующие юристы назвали десять основных мер, которые должно предпринять руководство компании, чтобы проверка не обернулась серьезным ущербом.

Кто приходит без приглашения

Среди наиболее частых визитеров - правоохранительные органы (повод - заявления граждан о правонарушениях), Госинспекцию техногенной безопасности (на предмет соблюдения норм пожарной безопасности), а также Госинспекцию по вопросам защиты прав потребителей.

Также сюда можно добавить Государственную налоговую службу, Санитарно-эпидемиологическую службу (основные "клиенты" СЕС - предприятия общественного питания, продовольственные магазины), Государственную таможенную службу (представители службы являются постоянными гостями предприятий, ведущих активную ВЭД), Госинспекцию по вопросам труда, а также Пенсионный фонд (органы ПФ осуществляют проверки на предмет соблюдения правил учета и уплаты единого социального взноса).

Кроме того, с проверками можно ждать Госфинмониторинг (проверяет предприятия - субъектов первичного финансового мониторинга), Государственную экологическую инспекцию (осуществляет проверки на предмет соответствия деятельности предприятий требованиям законодательства об охране природы) и Госслужбу по защите персональных данных (с 1 июля 2012 года).

Что хотят найти

Последний тренд в проверках - законность использования программного обеспечения (ПО). Поводом такой проверки может служить обращение с заявлением в милицию любого лица. Поскольку факты, изложенные в заявлении, должны быть проверены, выписывается соответствующее направление на проверку. "Если проверяющие были допущены к компьютерам и, более того, смогли использовать для проверки ПК софтсканеры (которые, кстати, в Украине не сертифицированы!), то вероятность того, что ПК будет изъят, а к компании и ее руководителям будут применены санкции, очень велика", - говорит Анатолий Летаев. А санкции могут быть весьма суровыми. Если размер ущерба, связанный с использованием пиратского ПО, превысит 10700 грн., правоохранители смогут возбудить уголовное дело.

Проверяющим удается найти контрафактное ПО в абсолютном большинстве случаев, говорит Летаев. Причем, даже если речь идет всего лишь об одной нелицензионной программе, согласно ст.51-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУАП) милиция или Госдепартамент по вопросам интеллектуальной собственности вправе составить протокол о правонарушении и конфисковать ПК.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как налогоплательщику обойти проверку

Часто во время проверок "всплывает" отсутствие на предприятии обязательной документации по охране труда и пожарной безопасности, добавляет Ольга Семенова. Некоторые предприниматели даже не подозревают о многих из этих документов, спрятанных в дебрях нормативно-правовых джунглей (если обратиться к Правилам пожарной безопасности в Украине, утвержденным приказом МЧС N126 от 19.10.2004, большинство предпринимателей увидят немало нового).

Предприятия, работающие с населением, часто оказываются уличенными в нарушении норм закона о защите прав потребителей, таких как, например, отсутствие доступной для потребителей обязательной информации о предоставляемых услугах (перечень такой информации содержит в себе ст.15 упомянутого закона).

Десять шагов для защиты бизнеса

Чтобы подготовить компанию к возможным проверкам, нужно провести ряд мероприятий, которые позволят смягчить возможный ущерб.

1. Разработать инструкции на случай проверки. Необходимо составить инструкцию для сотрудников о том, как вести себя в случае проверки. При этом для секретаря, службы охраны (если таковая есть), сотрудников бухгалтерии и наемных топ-менеджеров должны быть прописаны и доведены отдельные инструкции.

Для различных должностей нужно ввести различные уровни доступа к информации, советует Анатолий Летаев. В таком случае  во время обыска или допроса сотрудник не сможет навредить компании своими показаниями.

2. Объяснить права и полномочия проверяющих. Должен быть составлен четкий список документов, которые могут требовать проверяющие, а также лиц, отвечающих за их предоставление.

3. Провести инструктаж с каждым из сотрудников. Необходимо проинструктировать всех сотрудников относительно того, что подпадает под действие коммерческой тайны, а также озвучить стандартные ответы на вопросы проверяющих. При этом знание персоналом своих прав и обязанностей необходимо регулярно проверять.

4. Организовать грамотное хранение данных. Для хранения первичной документации должно быть отдельное помещение с ограниченным доступом. Важную информацию нужно хранить на удаленных серверах, а данные - шифровать.

Особо "деликатную" документацию лучше хранить у адвоката, говорит Ольга Семенова из ЮК "Сетра". С ней согласен и Анатолий Летаев. "Действие норм законодательства об адвокатской тайне может стать дополнительным уровнем защиты от проверяющих инстанций. Для компании, которую проверяют (запрашивают документы, пытаются их изъять, проводят обыск или выемку и т.д.) - это законный повод не предоставлять такие документы", - поясняет он.

5. Провести сертифицированный аудит. Профессиональные аудиторы проверят ваш документооборот и посоветуют, какие ошибки нужно исправить.

6. Прописать инструкции для юриста компании (или наемного юриста). Необходимо сообщить сотрудникам его координаты, включая номер мобильного телефона. Юрист должен быть готов отреагировать на неожиданный визит в любое время дня и ночи.

7. Установить централизованное видеонаблюдение (на входе, на ключевых точках). Записи обязательно нужно хранить в архиве.

8. Использовать только лицензионное и бесплатное ПО. Если на ПК в компании установлены нелицензионные программы, их нужно легализовать, заменить или просто удалить. Лучше всего установить на все ПК определенный пакет ПО и запретить сотрудникам устанавливать программы без ведома руководства, а также записывать/скачивать что-либо. "С такими положениями и приказами должны быть ознакомлены все сотрудники, что подтверждается их подписями", - говорит Анатолий Летаев.

9. Завести журнал регистрации проверок. Форма такого журнала которого утверждена приказом Госкомпредпринимательства  № 18 от 10.08.1998. В таком журнале проверяющие обязаны будут расписаться, отмечает Ольга Семенова из ЮК "Сетра".

10. Проверять контрагентов перед заключением сделок. Проблемный (не подает отчетность, находится в процедуре банкротства, в отношении контрагента ведется следствие) контрагент может стать поводом для проверки компании. Последствия от взаимоотношений с ним могут быть весьма тяжелыми: от признания сделок недействительными и налоговых доначислений до проведения следственных действий (обысков, допросов персонала и т.д.) вашей компании.

Что надо сделать

Стоимость внедрения полноценной программы безопасности начинается с 20 000 грн., говорит Анатолий Летаев. В качестве примера он привел расчет стоимости минимального перечня мер (за эталон бралась компания с штатом до 100 человек, сфера торговли):

- найм адвоката - около 5000 грн. за разработку инструкций, положений; абонплата может составлять от 3000 до 10000 грн. в месяц, в зависимости от схемы работы с адвокатом.

- система видеонаблюдения, в зависимости от комплекта, обойдется от $200;

- аренда адвокатского сейфа в среднем составит около $100 в месяц;

- аренда сервера за границей в стабильных юрисдикциях и проверенных дата-центрах стартует от $100 в месяц;

- проведение полноценного юридического аудита тарифицируется, как правило, почасово; в хороших юридических компаниях цена составляет от $100/час.

- услуги по проверке контрагентов - от 1000 грн. в месяц.

Как правило, все эти мероприятия проводятся комплексно (к ним нужно также добавить инструктаж персонала). По словам Анатолия Летаева, реализация программы "минимум" занимает от одной недели до месяца.

• Теги:
• деньги
• Украина
• бизнес
• рейдеры
• налоги
• проверка
• налоговая
• компьютер